Management Assistant

Als Management Assistant zal je twee of drie directieleden ondersteunen. Je helpt ondersteunend, voorbereidend en inhoudelijk bij de uitvoering van hun werkzaam- en verantwoordelijkheden. Op deze manier lever je een directe en kwalitatieve bijdrage tot de productiviteit en het succes van deze directieleden. Je komt in een team van 4 Management Assistants terecht en rapporteert aan de Teamlead.

Description

THE JOB DESCRIPTION IS ONLY AVAILABLE IN DUTCH.

Voor onze klant zijn wij op zoek naar een management assistant. Jouw takenpakket zal bestaan uit onderstaande verantwoordelijkheden:
  • Je overloopt op regelmatige basis de agenda, alsook alle nieuwe en lopende zaken met jouw respectievelijke directieleden en attendeert hen op de afhandeling van urgente zaken;
  • Op dagelijkse basis werk je samen met lokale en internationale management teamleden en hun assistenten, alsook met alle andere medewerkers van de organisatie. Je treed hierbij op als ambassadeur;
  • Beheer, behandel en beantwoord je, op autonome wijze en conform eigen inzicht, correspondentie ter attentie van jouw directieleden teneinde hen te ontlasten;
  • Je neemt op autonome wijze administratieve taken over van jouw directieleden zoals vakantieaanvragen/planningen, ingeven/beoordelen van onkostennota's, assessment van toegangsrechten of training scores, facturatie,....;
  • Je signaleert problemen en/of stagnatie en neemt proactief hier acties op;
  • Je faciliteert het (e)signing proces en de afhandeling van aangetekende zendingen voor jouw respectievelijke directieleden;
  • Boeken van vluchten, treintickets en hotelkamers voor jouw managers en rekening houdend met de geldende logistieke en financiële regels op gebied van zakelijk reizen;
  • Je neemt bij afwezigheid van één van jouw directieleden initiatieven om urgente zaken bij de juiste stakeholders neer te leggen om zo de continuïteit te waarborgen;
  • Voorbereiden, faciliteren, deelnemen aan, notuleren tijdens en opvolgen van team - of project gerelateerde vergaderingen en steerco's;
  • Facilitator/initiator van projecten en acties voortvloeiend uit meetings en je neemt in voorkomende gevallen deel aan projecten
  • Je levert inhoudelijke support zoals vertalingen, presentaties maken, nalezen van documenten op fouten, intranet up to date houden, communicaties schrijven,…
  • Je neemt proactief actie bij afwezigheid van collega management assistants om dringende taken over te nemen, vragen te beantwoorden/af te handelen, plaatsvervangend deel te nemen aan bepaalde vergaderingen,… teneinde de continuïteit te waarborgen

Your profile

  • Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring;
  • Minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol;
  • Goede kennis van alle Office 365 applicaties;
  • Sterke sociale en interpersoonlijke skills en in staat zijn om succesvolle relaties uit te bouwen met allerhande stakeholders zoals directieleden (lokaal of internationaal), collega management assistants (lokaal of internationaal), staff en externe partners;
  • Excellent time management is vereist, alsook stressbestendigheid en flexibiliteit;
  • Discretie en integriteit zijn in hoge mate belangrijk gezien de grote hoeveelheid aan vertrouwelijke informatie waarover de management assistant beschikt;
  • Je kan zowel zelfstandig werken als in teamverband. Je bent open, proactief en dynamisch en hebt zin voor verantwoordelijkheid en initiatief;
  • Je kan succesvol multitasken en vlot tussen verschillende taken en/of managers schakelen zonder het overzicht te verliezen of prioriteiten uit het oog te verliezen;
  • Talenkennis : zeer goede kennis van NL en Engels. Degelijke kennis van het Frans.

Offer

Het bedrijf hecht veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling. Dat betekent voor ons ook veel verantwoordelijkheid en ruimte voor ondernemerschap. Natuurlijk horen daar een goed salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden bij (zoals maaltijdcheques, een breed collectief verzekeringspakket en flexibel werken).

Apply How can I help you?